Privacyverklaring

• ·Handelsnaam: Fluxify Studios (eenmanszaak)
• ·Statutaire/juridische naam: [TODO — nog vast te leggen]
• ·Vestigingsadres: [TODO — nog vast te leggen]
• ·KVK-nummer: [TODO — nog vast te leggen]
• ·Contactadres voor privacyvragen en rechten van betrokkenen: [TODO — nog vast te leggen]

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een onderneming van deze omvang niet verplicht.

Fluxify als verwerkingsverantwoordelijke. Voor onze eigen doeleinden zijn wij verantwoordelijk: het aanmaken en beheren van professionele accounts, de beveiliging van het platform, het voorkomen en onderzoeken van misbruik en fraude, de administratie van abonnementen en facturatie, het naleven van wettelijke verplichtingen, platformbeheer en de technische werking die daarvoor nodig is. Voeren wij ooit productanalyse in, dan beschrijven wij dat hier pas als het daadwerkelijk is geïmplementeerd; op dit moment laadt de applicatie geen analytics- of trackingscripts.

Fluxify als verwerker. De gegevens van de klanten van de professional worden door de professional bepaald en ingevoerd. Daarvoor is de professional verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren, op instructie van de professional, onder de Verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken die gegevens niet voor eigen doeleinden.

Van de professional (wij zijn verantwoordelijk):

• ·Naam en e-mailadres voor inloggen, en een veilig gehasht wachtwoord dat wij niet kunnen inzien
• ·Bedrijfsnaam, land, tijdzone en taalvoorkeur
• ·Optionele profielfoto
• ·Openingstijden, beschikbaarheid, diensten met prijzen en duur
• ·Optioneel bedrijfsadres, postcode, plaats en aankomstinstructies
• ·Abonnementsgegevens en betaalstatus van het abonnement
• ·Account-, toegangs- en beveiligingsgegevens, waaronder de geaccepteerde versie van deze verklaring en van de voorwaarden

Van klanten van de professional (de professional is verantwoordelijk, wij zijn verwerker):

• ·Naam, e-mailadres en optioneel telefoonnummer
• ·Afspraak: datum en tijd, dienst, duur, prijs en status
• ·Betaalstatus en betaalmethode, waar van toepassing
• ·Taal waarin is geboekt
• ·Informatie over annulering en verzetten van een afspraak
• ·Wachtlijstgegevens: gewenste datum, tijdsvoorkeur en status
• ·Vrije notities die de professional bij een klant of afspraak schrijft

Technische en beveiligingsgegevens:

• ·Account-identificatoren en rollen
• ·Interne toegangslogboeken van beheer- en supporthandelingen
• ·Gegevens voor misbruikbegrenzing op de openbare boekingspagina, met versleutelde sleutels en tellers
• ·Gegevens die nodig zijn om fraude en misbruik te onderkennen en tegen te gaan
• ·Gehashte beveiligingstokens voor beheerlinks van boekingen en voor de agenda-abonnementslink

Wij slaan geen kaartgegevens op. Beveiligingssleutels en geheimen zijn niet leesbaar via de applicatie en worden nergens weergegeven.

Fluxify is niet bedoeld voor het vastleggen van bijzondere categorieën persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens. Notitievelden bij klanten en afspraken zijn vrije tekst; de professional kan daar technisch gezien alles in typen, en wij kunnen dat niet voorkomen. In de applicatie staat bij die velden de waarschuwing om er geen medische of andere bijzondere persoonsgegevens in te zetten.

Doet de professional dat toch, dan is dat uitsluitend toegestaan als daarvoor een geldige rechtsgrondslag bestaat en de verwerking ook overigens is toegestaan; de professional is daarvoor verantwoordelijk. Wij gebruiken notities niet voor analyse en niet voor AI- of trainingsdoeleinden, en notities zijn niet zichtbaar voor onze support- en beheermedewerkers.

• ·Leveren van de dienst waarvoor je je hebt aangemeld: agenda, online boekingen, klanten, diensten en omzetoverzicht — uitvoering van de overeenkomst
• ·Versturen van transactionele e-mail: bevestigingen, wijzigingen, annuleringen en herinneringen — uitvoering van de overeenkomst
• ·Beveiliging van het platform, misbruikbegrenzing en fraudepreventie — gerechtvaardigd belang
• ·Administratie van abonnement en facturatie — uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting voor facturen
• ·Naleving van wettelijke verplichtingen en behandeling van verzoeken van toezichthouders — wettelijke verplichting
• ·Platformbeheer, ondersteuning en het oplossen van storingen — uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang

Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor advertenties of profilering en trainen er geen AI-modellen mee. Vragen wij ooit toestemming, bijvoorbeeld voor marketing, dan is dat een aparte, niet aangevinkte keuze die je op elk moment kunt intrekken. Toestemming voor marketing wordt nooit gecombineerd met het maken van een afspraak of een account.

Gegevens zijn per account gescheiden en die scheiding wordt door de database zelf afgedwongen. Een andere gebruiker van Fluxify kan jouw klanten, afspraken of instellingen niet inzien.

De openbare boekingspagina toont alleen wat een klant nodig heeft: bedrijfsnaam, diensten met prijs en duur, en beschikbare tijden. Het bedrijfsadres is verborgen tenzij de professional "locatie tonen aan klanten" aanzet. Klantgegevens staan nooit op een openbare pagina.

Een beperkt aantal medewerkers van Fluxify kan accountgegevens benaderen voor support, beveiliging en onderzoek naar misbruik, met rechten die per rol zijn beperkt tot wat nodig is. Het openen van klantgegevens vereist een opgegeven reden; die reden, wie keek en wanneer worden vastgelegd in een intern logboek. Dat logboek bevat aantallen en redenen, geen namen, e-mailadressen of notities. Notities van klanten en afspraken worden niet aan onze medewerkers getoond, en beheer- of agendatokens zijn ook voor ons niet leesbaar.

Fluxify Studios draait op Lovable Cloud. Lovable Cloud levert de database, de authenticatie, bestandsopslag, hosting van de applicatie en de verzending van transactionele e-mail. De database staat in Europa (Ierland).

Lovable Cloud maakt voor deze onderdelen gebruik van eigen onderliggende leveranciers. De volledige, actuele lijst van die onderliggende leveranciers, hun exacte locaties en de bijbehorende doorgiftemechanismen kunnen wij op dit moment niet volledig uit onze eigen configuratie vaststellen. Wij geven daarom geen lijst die volledig lijkt te zijn; het aanvullen daarvan staat als openstaand punt in onze interne documentatie. Vraag je ernaar, dan geven wij de informatie die wij op dat moment hebben kunnen vaststellen.

Online betalingen door klanten via Fluxify zijn nog niet actief. Zodra dat wel het geval is, wordt hier de betreffende externe betaaldienstverlener benoemd. Wij slaan geen kaartgegevens op.

De database staat in Europa (Ierland). Wij kunnen niet garanderen dat gegevens de EER nooit verlaten: onderliggende leveranciers van onze infrastructuurleverancier kunnen support-, beheer- of e-mailverwerking buiten de EER uitvoeren. Voor zover doorgifte buiten de EER plaatsvindt, moet die volgens de AVG worden gedekt door een passend mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen. Welke mechanismen concreet van toepassing zijn, hebben wij nog niet per leverancier kunnen vaststellen; ook dat staat als openstaand punt in onze interne documentatie.

• ·Tellers voor misbruikbegrenzing: automatisch verwijderd na ongeveer 1 dag
• ·Beheerlinks van boekingen: automatisch verwijderd 90 dagen na de afspraak
• ·Wachtlijstverzoeken: automatisch verwijderd 90 dagen na de gewenste datum
• ·Intern logboek van beheer- en supporttoegang: automatisch verwijderd na 365 dagen
• ·Afspraken en klantgegevens: worden niet automatisch verwijderd; ze blijven staan tot de professional ze verwijdert of het account verwijdert
• ·Account- en profielgegevens: tot het account wordt verwijderd, daarna volgens het verwijderproces in artikel 10
• ·Reservekopieën: verlopen volgens het schema van onze infrastructuurleverancier; die termijn hebben wij nog niet kunnen vaststellen en wij noemen daarom geen getal
• ·Technische logbestanden van de applicatie: bewaartermijn nog niet vastgesteld; wij noemen daarom geen getal

De automatische opruiming loopt dagelijks. De hierboven genoemde termijnen komen overeen met wat er daadwerkelijk in de applicatie is ingesteld. Waar wij een termijn nog niet hebben kunnen vaststellen, staat dat als openstaand punt in onze interne documentatie in plaats van dat wij een termijn noemen die wij niet kunnen onderbouwen.

Een professional kan een individuele klant verwijderen: naam, contactgegevens en notities verdwijnen, terwijl de afspraak zonder persoonsgegevens in de administratie achterblijft.

Een professional kan het hele account verwijderen in Instellingen. Dat kan alleen vanuit een ingelogde, geverifieerde sessie en alleen voor het eigen account: het account wordt bepaald door de sessie op de server, niet door iets dat vanuit de browser wordt meegestuurd. Bij verwijdering worden het inlogaccount, het profiel, klanten, afspraken, beheerlinks, wachtlijst, openingstijden, weekuren, agendalink, de lokale kopie van abonnementsgegevens en opgeslagen profielfoto's verwijderd. In het interne logboek worden alleen aantallen vastgelegd, geen persoonsgegevens.

Verwijdering uit reservekopieën gebeurt niet direct: reservekopieën verlopen volgens het schema van onze infrastructuurleverancier. Facturen die een betaaldienstverlener onder een eigen wettelijke plicht bewaart, kunnen wij niet verwijderen.

• ·Toegangsregels worden door de database zelf afgedwongen, niet alleen door de applicatie
• ·Verkeer is versleuteld in transport; opslag wordt door onze infrastructuurleverancier versleuteld
• ·Wachtwoorden worden als hash bewaard door de authenticatiedienst; wij zien ze nooit
• ·Beheerlinks van boekingen en de agenda-abonnementslink worden alleen als eenrichtingshash bewaard, zodat niemand — ook wij niet — ze kan teruglezen
• ·De agendalink kan op elk moment opnieuw worden gegenereerd, waardoor de oude direct ongeldig wordt
• ·Interne toegang tot klantgegevens vereist een opgegeven reden en wordt vastgelegd
• ·Serverlogboeken bevatten alleen identificatoren en foutmeldingen, geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers of notities
• ·Openbare boekingsverzoeken zijn begrensd tegen misbruik

Geen enkele dienst is volledig risicovrij. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen en beloven geen absolute veiligheid.

Wij hebben een interne procedure voor incidenten: detectie, beperken van de gevolgen, onderzoek, vaststellen welke gegevens betrokken zijn, risicobeoordeling, informeren van de betrokken professional wanneer wij verwerker zijn, beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is, informeren van betrokkenen waar dat wettelijk vereist is, en vastleggen en opvolgen. Die procedure is intern vastgelegd; wij publiceren de operationele details niet.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens. Is toestemming de grondslag, dan kun je die op elk moment intrekken; dat raakt niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Veel hiervan kun je zelf direct in de applicatie doen; voor het overige neem je contact op via het contactadres in artikel 1. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand en kunnen om aanvullende informatie vragen om te bevestigen dat het verzoek van jou komt.

Ben je klant van een professional die Fluxify gebruikt, dan is die professional verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens. Richt je verzoek dan aan die professional; wij verwijzen je naar hem of haar en verlenen de professional passende bijstand bij het beantwoorden. Wij beslissen niet zelf over die gegevens.

Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Elke versie van deze verklaring heeft een versienummer en een datum, bovenaan deze pagina. Bij je account wordt vastgelegd van welke versie je kennis hebt genomen. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij vooraf aan.