Verwerkersovereenkomst

Verwerkingsverantwoordelijke: de zelfstandige professional die een Fluxify-account gebruikt ("jij"). Verwerker: Fluxify Studios, eenmanszaak — juridische naam, vestigingsadres en KVK-nummer: [TODO — nog vast te leggen]. Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, subverwerker en datalek hebben de betekenis van de AVG.

Wij verwerken jouw klantgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: het bijhouden van je agenda, het laten werken van je openbare boekingspagina, het opslaan van je klanten en diensten, het versturen van transactionele e-mail (bevestiging, wijziging, annulering, herinnering, wachtlijstbericht) en het tonen van je omzetoverzicht. De aard van de verwerking omvat opslaan, ordenen, opvragen, wijzigen, verstrekken aan de betrokken klant via e-mail, en verwijderen.

De verwerking duurt zolang je account bestaat, plus de korte bewaartermijnen in artikel 9. Deze overeenkomst eindigt wanneer je account is verwijderd of het abonnement is beëindigd en de verwerking is afgerond.

Categorieën betrokkenen: klanten van jouw onderneming en personen die zich op je wachtlijst plaatsen.

• ·Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer
• ·Afspraakgegevens: datum en tijd, dienst, duur, prijs, status, betaalstatus en betaalmethode waar van toepassing
• ·Taal waarin is geboekt, en informatie over annulering of verzetten
• ·Wachtlijstgegevens: gewenste datum, tijdsvoorkeur en status
• ·Vrije notities die jij bij een klant of afspraak schrijft

Bijzondere categorieën persoonsgegevens worden door de dienst niet gevraagd en zijn er niet voor bedoeld. De notitievelden zijn vrije tekst en wij kunnen technisch niet voorkomen dat daar bijzondere gegevens in worden getypt. Doe je dat toch, dan is dat alleen toegestaan als je daarvoor een geldige rechtsgrondslag hebt en de verwerking ook overigens is toegestaan; jij bent daarvoor verantwoordelijk. Wij gebruiken notities niet voor analyse of AI en tonen ze niet aan onze support- of beheermedewerkers.

Wij verwerken de klantgegevens alleen op jouw instructie. Jouw gebruik van de functies van de dienst, samen met deze overeenkomst en de Algemene Voorwaarden, vormt de gedocumenteerde instructie. Wij verwerken deze gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor advertenties, niet voor profilering en niet voor het trainen van AI-modellen. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, dan melden wij dat en kunnen wij uitvoering opschorten. Verplicht het recht van de Unie of een lidstaat ons tot een verwerking buiten jouw instructie, dan informeren wij je daarover vooraf, tenzij dat wettelijk verboden is.

Alleen medewerkers die de gegevens voor support, beveiliging of beheer nodig hebben, krijgen toegang, en niet meer dan nodig is voor hun taak. Zij zijn tot vertrouwelijkheid gehouden, ook na beëindiging van hun betrokkenheid. Het openen van klantgegevens vereist een opgegeven reden, die samen met de identiteit van de lezer en het moment wordt vastgelegd in een logboek dat alleen aantallen en redenen bevat.

• ·Gegevens zijn per account gescheiden en die scheiding wordt door de database zelf afgedwongen
• ·Verkeer is versleuteld in transport; opslag wordt door de infrastructuurleverancier versleuteld
• ·Wachtwoorden worden als hash bewaard door de authenticatiedienst en zijn voor ons niet inzichtelijk
• ·Beheerlinks van boekingen en de agenda-abonnementslink worden alleen als eenrichtingshash bewaard en kunnen door opnieuw genereren onmiddellijk ongeldig worden gemaakt
• ·De openbare boekingspagina toont alleen boekingsrelevante velden; je bedrijfsadres blijft verborgen tenzij je dat zelf aanzet
• ·Automatische misbruikbegrenzing beperkt hoe vaak de openbare boekingsfuncties kunnen worden aangeroepen
• ·Interne toegang tot klantgegevens vereist een reden en wordt vastgelegd in een logboek dat niet kan worden gewijzigd via de applicatie
• ·Serverlogboeken bevatten alleen identificatoren en foutmeldingen, nooit namen, contactgegevens of notities
• ·Geheimen en beveiligingssleutels zijn niet leesbaar via de applicatie

Deze maatregelen zijn passend gelet op de risico's en de stand van de techniek, en worden periodiek herzien. Absolute veiligheid kan niet worden gegarandeerd.

Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor het leveren van de dienst. Fluxify Studios draait op Lovable Cloud, dat de database, authenticatie, bestandsopslag, hosting van de applicatie en de verzending van transactionele e-mail verzorgt. De database staat in Europa (Ierland).

Lovable Cloud maakt daarvoor gebruik van eigen onderliggende leveranciers. De volledige, actuele lijst van die leveranciers met hun functie, locatie en doorgiftemechanisme kunnen wij op dit moment niet uit onze eigen configuratie vaststellen. Wij presenteren daarom geen lijst als volledig; het vaststellen ervan staat als openstaand punt in onze interne documentatie en wij verstrekken op verzoek de informatie die wij op dat moment hebben. Wij leggen aan iedere subverwerker verplichtingen op die niet minder beschermend zijn dan deze overeenkomst, en blijven jegens jou aansprakelijk voor hun verwerking. Wijzigingen die voor jou wezenlijk zijn, kondigen wij vooraf aan zodat je bezwaar kunt maken; maak je gemotiveerd bezwaar en kunnen wij geen redelijk alternatief bieden, dan kun je de overeenkomst beëindigen.

Online betalingen via Fluxify zijn nog niet actief. Zodra dat het geval is, wordt de externe betaaldienstverlener hier benoemd voordat de functie in gebruik wordt genomen.

Verzoeken van betrokkenen worden in eerste instantie door jou behandeld: jij bent verwerkingsverantwoordelijke. Ontvangen wij zo'n verzoek direct, dan behandelen wij het niet zelf, maar verwijzen wij de betrokkene naar jou en informeren wij jou. Wij verlenen redelijke bijstand bij inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, onder meer met de exportmogelijkheden in de applicatie.

Bij een datalek dat jouw gegevens raakt, informeren wij je zonder onredelijke vertraging na bekendwording, met de informatie die je nodig hebt om je eigen meldplicht te beoordelen: aard van het incident, betrokken categorieën gegevens en betrokkenen voor zover bekend, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren van betrokkenen is jouw verantwoordelijkheid waar jij verwerkingsverantwoordelijke bent; wij ondersteunen je daarbij.

Wij verlenen redelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, voor zover die de verwerking betreft die wij voor jou uitvoeren.

• ·Klanten en afspraken: blijven staan tot jij ze verwijdert of je account verwijdert; ze worden niet automatisch verwijderd
• ·Beheerlinks van boekingen: automatisch verwijderd 90 dagen na de afspraak
• ·Wachtlijstverzoeken: automatisch verwijderd 90 dagen na de gewenste datum
• ·Tellers voor misbruikbegrenzing: automatisch verwijderd na ongeveer 1 dag
• ·Intern logboek van beheertoegang: automatisch verwijderd na 365 dagen
• ·Reservekopieën: verlopen volgens het schema van de infrastructuurleverancier; die termijn hebben wij nog niet kunnen vaststellen en wij noemen daarom geen getal

Je kunt je gegevens tijdens de looptijd op elk moment uit de applicatie exporteren. Bij beëindiging verwijderen wij de klantgegevens zoals hierboven beschreven; wil je een export, maak die dan vóór verwijdering. Verwijdering uit reservekopieën gebeurt niet onmiddellijk. Na beëindiging verwerken wij de gegevens niet verder, behalve voor zover opslag wettelijk verplicht is.

De database staat in Europa (Ierland). Wij verklaren niet dat gegevens de EER nooit verlaten: onderliggende leveranciers kunnen support-, beheer- of e-mailverwerking buiten de EER uitvoeren. Voor zover doorgifte buiten de EER plaatsvindt, moet die volgens de AVG zijn gedekt door een passend mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen. Welke mechanismen per leverancier concreet gelden, hebben wij nog niet kunnen vaststellen; dat staat als openstaand punt in onze interne documentatie.

Op redelijk verzoek verstrekken wij de informatie die je nodig hebt om naleving aan te tonen, waaronder een beschrijving van onze technische en organisatorische maatregelen en de informatie over subverwerkers die wij hebben. Een audit of inspectie is beperkt tot wat noodzakelijk is, wordt vooraf op een redelijke termijn afgesproken, vindt plaats onder vertrouwelijkheid en mag de beveiliging en privacy van andere gebruikers niet raken. Redelijke kosten van een audit die verder gaat dan het verstrekken van bestaande informatie, kunnen in rekening worden gebracht.

Bij tegenspraak tussen deze overeenkomst en de Algemene Voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van klantgegevens betreft. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Elke versie heeft een versienummer en datum, bovenaan deze pagina.